Proactief

Schoonmaak, Reiniging of Dieptereiniging: Wat koopt u eigenlijk in?

In de dagelijks schoonmaak worden vaktermen, deze drie woorden op één hoop worden gegooid. Toch is het ook voor de inkoopafdeling van belang om het verschil te kennen. Wie de verkeerde chemie of dosering inkoopt, verliest direct rendement op de werkvloer.

1. Schoonmaken (De dagelijkse basis)

Dit is de basis van zichtwerk. Het doel is het verwijderen van losliggend vuil en stof.

• Inkoopfocus: Gebruiksvriendelijkheid en ergonomie (denk aan microvezel en kant-en-klare sprays).
• Doseertip: Werk met doseerflessen of automatische mengsystemen. Te veel zeep (overdosering) zorgt voor een plakkerige laag op de vloer, waardoor deze juist sneller weer vuil wordt. Goedkope inkoop wordt hier duurkoop door extra arbeidstijd.

2. Reiniging (De actieve aanpak)

Bij reiniging gaan we een stap verder: we gebruiken chemie en water om vuil los te weken van de ondergrond. Dit hoort vaak bij het periodiek onderhoud.

• Inkoopfocus: Specifieke reinigers (ontvetters voor de keuken, ontkalkers voor sanitair).
• VCA-waarschuwing: Inkoop moet hier zorgen voor de juiste PBM’s (handschoenen/brillen) bij de geleverde middelen.
• Vuistregel: Gebruik de juiste pH-waarde. Een te zure reiniger op een kalkhoudende natuursteen verpest je object sneller dan je kunt poetsen.

3. Dieptereiniging (De totale reset)

Dit is waar we spreken over een nulbeurt of specialistisch onderhoud. Hierbij wordt vuil uit de poriën van het materiaal getrokken.

• Inkoopfocus: Specialistische chemie en machinale inzet.
• De 3-keer-regel: Ook hier geldt voor de inkoop: investeer in kwaliteit. Als de schoonmaker vijf keer over een vlek moet met een goedkoop middel, ben je meer geld kwijt aan loonkosten dan aan een effectieve, duurdere reiniger.

Waarom de inkoopafdeling de sleutel is

Een slimme inkoopafdeling kijkt niet naar de prijs per can, maar naar de prijs per vierkante meter.

• Doseersystemen: Door te investeren in wand-doseersystemen voorkom je dat personeel “op het gevoel” schenkt. Dit bespaart tot wel 30% aan productkosten en voorkomt gladde vloeren (veiligheid!).
• Concentraten vs. Ready-to-use: Inkoop van concentraten is beter voor het milieu én de portemonnee, mits de doseerunit op de werkwagen goed is afgesteld.
• VCA & Verzekering: Inkoop moet altijd de bijbehorende Veiligheidsinformatiebladen (MSDS) opvragen. Zonder deze bladen ben je bij een controle of ongeval nergens.

De inkoop-wijsheid: Schoonmaken is een vak. Als inkoop bezuinigt op de verkeerde materialen, betaalt de schoonmaker dat terug in fysieke klachten en een lagere werkdag-opbrengst.

De “secret extra groene sauce kans” voor een slimme ZZP-er, lees door! Als je als schoonmaker alleen met de facilitair manager praat, praat je over poetsen. Praat je met de boekhouder, dan praat je over rendement, geld en tijd besparen etc, das logisch, ff levelen wel zo handig.

Hier is een scherp artikel om de ZZP-er te leren hoe hij zijn of haar business “upt” door de taal van de cijfers te spreken.

Upgrade je Business: Waarom de boekhouder je beste sales-´vriend´ is

Wil jij als ZZP-schoonmaker uit de prijsvechters-hoek stappen? Stop dan met alleen praten over ‘hoe schoon het wordt’. Start het gesprek over de besparing. Als jij de boekhouder van je klant aan boord krijgt, is die (leukere) schoonmaakopdracht zo goed als binnen.

Schoonmaak als Investering, niet als Kostenpost

Een boekhouder houdt met zijn of haar hart, van harde cijfers en besparingen op de lange termijn. Zo verkoop jij je diensten aan de ´financiële man´:

1. Levensduur van het Inventaris: * De insteek: “Door mijn planmatige periodiek onderhoud gaat uw tapijt of linoleumvloer 5 jaar langer mee.”
   • Het resultaat: De boekhouder ziet een enorme besparing in de afschrijvingskosten en vervangingsinvesteringen.
2. Verzuimpreventie: * De insteek: “Met mijn focus op reiniging van contactpunten (klinken, toetsenborden) verlagen we de kruisbesmetting.”
   • Het resultaat: Eén zieke werknemer kost een bedrijf gemiddeld €250 tot €400 per dag. Jouw factuur valt daarbij in het niet.
3. Doseringscontrole:
   • De insteek: “Ik werk met exacte doseersystemen. Geen verspilling van inkoop en geen schade aan vloeren door overdosering.”
   • Het resultaat: Een strakke grip op de inkoopkosten.

De “Boekhouder-Check” in je Offerte

Laat in je salesproces zien dat je meedenkt met de winst- en verliesrekening:

• VCA als Verzekeringspremie: Leg uit dat jouw VCA-conforme werkwijze (geen ladders van derden, werken tot reikhoogte) het risico op bedrijfsongevallen in hún pand minimaliseert. Een ongeval op de werkvloer is een financiële nachtmerrie voor een bedrijf.
• Geen ‘Smoetsen’ maar Rapporteren: Vertel de boekhouder dat je stopt na 3 keer poetsen en een specialist adviseert. Waarom? Omdat urenlang zinloos boenen de grootste ’timewaster’ en kostenpost is.
• Efficiëntie in Zichtwerk: Leg uit dat je door slim zichtwerk de dagelijkse uren laag houdt, waardoor er budget overblijft voor die cruciale nulbeurt.

ZZP-juice: Een boekhouder houdt niet van verrassingen, en zeker niet achteraf ( kan je een klant kosten, logischerwijs). Door een vast jaarplan aan te bieden voor zichtwerk, periodiek en nulbeurten, bied jij hem budgettaire zekerheid. Dat is pas professioneel zakendoen.

Conclusie voor de ZZP-er

Wil je meer verdienen? Stop met alleen ‘poetser’ zijn en word een facilitair Vakpartner. De inkoopafdeling kijkt naar de prijs van de can, maar de boekhouder kijkt naar de bottom-line. Zorg dat jij daar de winst pakt.

Next level, lees door!

Dit is de “Next Level” voor de ZZP-er. We gaan van de werkvloer, fictief naar de directiekamer. Als je je business wilt schalen, uppen, moet je je (meer) indekken en slimme bondgenootschappen sluiten.

Hier is het artikel over het professionaliseren van je offertes en het slim inzetten van extern 123handytalent.

Level Up: Van Schoonmaker naar Facilitair Business Partner

Als ZZP-er in de schoonmaak ben je vaak de ‘schoonmaker, de reiniger, en de specialist’. Maar als je echt wilt groeien en grotere schoonmaakovereenkomsten en / of ook contracten wilt binnenslepen, moet je stoppen met alles zelf willen doen ( 90% kans dat je bang bent voor ´het onbekende´, voor meer groei etc) . Een ´geheim´ van o.a. de groei zit in juridische waterdichtheid en niet alleen betere, maar aansluitende sales-expertise. Verkoop jij wat je waar maakt of maak jij wat je verkoopt, on the way? Je verkoopt t alvast maar je hebt nul idee? Tijdloos een wereld van verschil namelijk.

1. De Offerte als Juridisch Schild

Een offerte is meer dan een prijslijst; het is je vangnet. Een correcte offerte voorkomt dat “zichtwerk” verandert in een eindeloze discussie over plinten.

• Specificatie van de grens: Vermeld expliciet de VCA-normen. “Werkzaamheden worden uitgevoerd tot reikhoogte (ca. 2.00 meter). Voor werkzaamheden boven deze hoogte wordt extern gecertificeerd materieel of personeel ingezet.”
• De Ladder-Clausule: Neem op dat je uitsluitend werkt met eigen, goedgekeurd materieel. Dit is je reddingsboei als een klant je vraagt “even snel” een keukentrapje te pakken.
• Resultaat vs. Inspanning: Leg vast dat je werkt op basis van een prestatiecontract (zichtwerk). Dit voorkomt discussie over de tijd die je binnen bent, zolang het resultaat maar conform afspraak is.

2. Schakel een Sales-Vakpersoon in (Extern)

Waarom zou je zelf worstelen met koude acquisitie of het dichtgetimmerd krijgen van een complex contract?

• De Sales-Partner: Door een externe sales-specialist in te huren, presenteer je jezelf direct als een grotere speler. Zij spreken de taal van de inkoopafdeling en de boekhouder.
• Verzekeringstechnisch Anker: Mocht je ooit in een juridisch conflict komen over de leveringsvoorwaarden of een verzekeringskwestie (bijvoorbeeld bij schade), dan kun je terugvallen op het traject dat de sales-specialist heeft neergezet. Zij hebben de afspraken zwart-op-wit gezet in een taal waar verzekeraars niet omheen kunnen.
• Kosten-Baten: Een goede sales-persoon verdient zichzelf terug door een hogere marge in je contracten te bedingen. Jij doet waar je goed in bent (kwaliteit leveren), zij doen waar zij goed in zijn (de beste deal sluiten).

3. De ‘Level Up’ Strategie: De 1-2-3 van Business groei

1. Standaardiseer: Zorg dat je algemene voorwaarden en offertes zijn nagekeken door een specialist.
2. Delegeer de Sales: Huur die sales-vakpersoon in op projectbasis (bijvoorbeeld voor het binnenhalen van drie grote kantoorpanden).
3. Verzeker je Werkdag-opbrengst: Zorg dat je bedrijfsaansprakelijkheid (AVB) perfect aansluit op de werkzaamheden die in je offerte staan.

Vakmanschap is ook: weten wanneer je hulp en waar, hoe etc. moet inschakelen. Een professionele uitstraling aan de voorkant (sales & offerte) zorgt voor nog meer respect op de werkvloer aan de achterkant.

Waarom dit niksnieuws, gewoon tijdloos werkt?

Klanten betalen meer voor een ZZP-er die zijn zaken op orde heeft dan voor iemand die op een bierviltje een prijs afgeeft, wat overigens ook een prima niceDeal kan zijn, u never know. Je verkoopt geen ‘schone vloer’, je verkoopt; hygiëne, gemak, vakkennis, ervaring, een ogend subjectief ( de vsr schoonmaaknorm ligt vast, maak je niet druk) begrip; schoon, ontzorging en zekerheid.

Een checklist van de 5 belangrijkste punten die moeten staan in de algemene voorwaarden van een professionele schoonmaak-ZZP-er.

We gaan die ZZP-business nu echt ´even´ “bulletproof” maken. Veel schoonmakers zijn vakmensen met de zwabber, maar laten steken vallen in de administratie. Als je factuur of je voorwaarden niet kloppen, sta je bij een geschil (of bij de Belastingdienst) direct met 3-0 achter.

De ‘Business-Checklist’: 5 Punten voor je Algemene Voorwaarden

Je algemene voorwaarden zijn de spelregels van je bedrijf. Zorg dat je deze altijd meestuurt met je offerte en laat de klant ervoor tekenen.

1. De ‘Reikhoogte’ Clausule (VCA): Leg zwart-op-wit vast dat je enkel werkt tot reikhoogte en met eigen, gekeurd klimmateriaal. Dit vrijwaart je van claims als de klant je dwingt onveilige toeren uit te halen.
2. Toegang en Werkomstandigheden: Bepaal dat de klant zorgt voor toegang (sleutels/codes) en de aanwezigheid van water en elektra. Sta je voor een dichte deur? Dan factureer je gewoon de afgesproken uren (de ‘werkdag-opbrengst’).
3. Aansprakelijkheid & Meldingstermijn: Beperk je aansprakelijkheid tot het bedrag dat je verzekering uitkeert. Eis bovendien dat schade binnen 24 of 48 uur gemeld moet worden. Zo voorkom je dat je na drie weken de schuld krijgt van een kras die jij niet hebt gemaakt.
4. Betalingstermijn & Incasso: Wees streng. 14 of 30 dagen. Vermeld ook dat je bij te late betaling direct wettelijke rente en incassokosten in rekening brengt. De boekhouder van de klant weet dan: met deze ZZP-er valt niet te sollen.
5. De ‘3-keer-is-scheepsrecht’ Regel: Neem op dat hardnekkige vervuiling die na drie behandelingen niet weg is, als ‘specialistisch’ wordt gezien en buiten de reguliere prijs valt.

De Factuur: Meer dan alleen een bedrag

Een factuur is een officieel document. Als deze niet aan de eisen voldoet, kan de klant de betaling legaal vertragen (of krijgt hij problemen met zijn eigen aftrek). Een professionele factuur bevat:

• De Verplichte Gegevens: Je eigen bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en BTW-nummer. Maar vergeet ook de volledige naam en het adres van de klant niet.
• Uniek Factuurnummer: Een logische reeks (bijvoorbeeld 2026-001). Nooit zomaar wat nummers roepen.
• Duidelijke Omschrijving: Niet alleen “Schoonmaak januari”. Maak het specifiek: “Regulier zichtwerk en periodiek onderhoud conform offerte [nummer] – Locatie [Adres] – Periode [Datum]”.
• BTW-specificatie: Maak onderscheid tussen het bedrag exclusief BTW, het BTW-percentage (meestal 21%), het BTW-bedrag en het totaal.
• Prestatiedatum: De datum waarop je het werk daadwerkelijk hebt uitgevoerd.

De “Nobrainer” die iedereen vergeet:

• Betaalinformatie: Zet je IBAN en de uiterste betaaldatum (vervaldatum) groot en dikgedrukt onderaan. Maak het de boekhouder zo makkelijk mogelijk om te betalen.

Gouden tip voor de ZZP-er: Mocht er een verzekeringskwestie ontstaan, dan is een correcte factuur die verwijst naar een getekende offerte je allersterkste bewijsstuk. Het bewijst dat jij als vakpersoon hebt gehandeld volgens de afgesproken veiligheidsnormen.

Njoy your cleaning (business) Day!